E-Mail-Automation, wenn Ihr Postfach jeden Tag Zeit frisst
Viele kleine Unternehmen verlieren täglich Zeit im Posteingang: Angebotsanfragen, Rückfragen, Anhänge, Fristen und interne Weiterleitungen landen gemischt in einem Ordner. Eine E-Mail-Automation kann helfen, Mails vorzubereiten, zu sortieren und klare nächste Schritte sichtbar zu machen, ohne dass sensible Entscheidungen blind an KI abgegeben werden.
Was wir liefern
Was wir mit E-Mail-Automation konkret prüfen und bauen
Eingänge sinnvoll vorsortieren
Eingehende Mails werden nach Anliegen, Kunde, Dringlichkeit, Frist oder zuständiger Person gruppiert. Das Team sieht schneller, welche Anfrage zuerst geprüft werden sollte und welche Mail warten kann.
Antwortentwürfe vorbereiten
Die KI kann Antwortentwürfe, Rückfragen oder kurze Zusammenfassungen vorbereiten. Versendet wird erst nach menschlicher Prüfung, damit Tonalität, Fakten und Verantwortung beim Unternehmen bleiben.
Daten übernehmen
Kontakt, Anfrageart, Anhänge, Fristen und nächste Aufgaben können in CRM, Tabelle, Projektboard oder Aufgabenliste übergeben werden. Dadurch wird aus einer Mail schneller ein bearbeitbarer Vorgang.
Grenzen sauber setzen
Sensible Fälle, Beschwerden, Datenschutzthemen und Sonderfälle bleiben bewusst beim Menschen. Wir definieren klare Grenzen, damit die Automation entlastet, aber keine falsche Sicherheit erzeugt.
So setzen wir es ein
Typische Umsetzungen aus dem Alltag
Angebotsanfragen
Daten aus Anfrage-Mails sammeln, fehlende Angaben markieren und passende Rückfragen vorbereiten, bevor ein Angebot oder Rückruf gestartet wird.
Support-Postfach
Wiederkehrende Fragen erkennen, Antwortbausteine vorschlagen und schwierige Fälle zur manuellen Bearbeitung markieren.
Immobilien und Dienstleister
Interessenten schneller einordnen, Besichtigung, Objekt, Anliegen oder Dringlichkeit erfassen und Nachfass-Aufgaben vorbereiten.
Kleine Verwaltung
Fristen, Anhänge und Aufgaben aus vielen Mails übersichtlicher machen, damit nichts im Postfach liegen bleibt.
Häufige Fragen
Das ist ein möglicher Ablauf. Im kostenlosen Ersttelefonat klären wir zuerst, ob er bei Ihnen sinnvoll ist und wie klein der erste Schritt sein sollte.
Welche E-Mails kosten bei Ihnen jede Woche Zeit?
Im kostenlosen Ersttelefonat prüfen wir einen konkreten Postfach-Ablauf und sortieren, ob ein kleiner E-Mail-Workflow sinnvoll ist.