Terminprobleme schneller klären, ohne Kunden automatisch anschreiben zu lassen.
TerminPilot erkennt verschobene oder unklare Termine, bereitet Antwortentwürfe vor und zeigt dem Büro, was entschieden werden muss. Der Mensch gibt frei. Es wird nichts automatisch gesendet.
Privacy-by-design · pseudonymisiert · keine automatische Kundennachricht · menschliche Freigabe
Wenn Termine kippen, verliert das Büro schnell den Überblick.
Ein Kunde kann nicht. Eine Uhrzeit fehlt. Eine Adresse ist unklar. Eine Nachricht liegt irgendwo zwischen E-Mail, Telefonnotiz und Kalender. In kleinen Betrieben wird daraus schnell manuelle Nacharbeit: lesen, verstehen, Kalender prüfen, passende Antwort formulieren und später nochmal nachhalten.
Terminverschiebungen kosten Zeit
Jede Verschiebung muss gelesen, geprüft und mit dem Kalender abgeglichen werden, bevor ein neuer Vorschlag rausgeht.
Antworten bleiben liegen
Im Tagesgeschäft hat das Büro selten Zeit, jede Nachricht direkt zu beantworten. Lücken werden teuer.
Fehlende Daten werden zu spät bemerkt
Telefonnummer, Adresse oder ein passendes Zeitfenster fehlen oft erst dann auf, wenn die Antwort fast steht.
Niemand möchte, dass eine KI einfach Kunden anschreibt
Auch wenn KI helfen kann, soll die Kundenkommunikation kontrolliert bleiben. Der Betrieb entscheidet, nicht ein Agent im Hintergrund.
So arbeitet TerminPilot
TerminPilot sortiert vor. Das Büro entscheidet.
TerminPilot macht aus eingehenden Terminproblemen eine klare Freigabe-Queue. Das System zeigt, was passiert ist, welche Daten fehlen, welche Ersatzfenster passen könnten und welcher Antwortentwurf vorbereitet wurde. Die Kontrolle bleibt beim Betrieb. Eine Freigabe speichert nur den Status und löst keinen Versand an Kunden aus.
Erkennen
- Nachricht oder Transkript kommt rein
- System klassifiziert: Verschiebung, Rückruf, Bestätigung oder unklar
- Sensible Angaben werden lokal pseudonymisiert
Vorbereiten
- Ersatzfenster aus Tourgebiet und Kalender vorschlagen
- Fehlende Daten markieren
- Antwortentwurf in passender Tonalität formulieren
Entscheiden
- Fall landet in der Freigabe-Queue
- Mensch entscheidet: Entwurf freigeben, ablehnen oder manuell prüfen
- Audit-Verlauf hält die Entscheidung nachvollziehbar fest
Cockpit · Übersicht
Alles Wichtige auf einen Blick.
Screenshot folgt
Das Dashboard zeigt auf einen Blick, wie viele Fälle erkannt wurden, was noch offen ist und wo manuell geprüft werden muss. Das Büro sieht sofort, wo schnell entschieden werden kann und wo Vorsicht angebracht ist.
- Offene Freigaben sichtbar
- Fehlende Daten sofort erkennbar
- Risiko-Fälle getrennt ausgewiesen
- Keine Rohdaten im Vordergrund
Cockpit · Freigabe-Queue
Vorbereiten lassen, selbst entscheiden.
Screenshot folgt
In der Freigabe-Queue sieht der Betrieb konkrete Fälle mit Risiko, Status, fehlenden Daten, Tourgebiet und Entwurf. Eine Freigabe speichert nur den Status. Es wird keine Kundennachricht versendet.
- Fallkarten nach Risiko und Status sortiert
- Entwurf freigeben statt versenden
- Manuelle Prüfung bei unklaren Fällen
- Klare Hinweise gegen Missverständnisse
Cockpit · Detailansicht
Eine Entscheidung, kein Rätselraten.
Screenshot folgt
Die Detailansicht zeigt die pseudonymisierte Nachricht, die erkannte Absicht, mögliche Terminvorschläge und den Antwortentwurf. Kundendaten bleiben geschützt. Die vorgeschlagene Aktion ist in Klartext sichtbar.
- Kundendaten bleiben geschützt
- Vorgeschlagene Aktion in Klartext
- Ersatztermine nachvollziehbar begründet
- Audit-Hinweise für spätere Kontrolle
Datenschutz und Kontrolle
Gebaut mit menschlicher Freigabe als Grundprinzip.
TerminPilot ist bewusst kein blinder Autopilot. Das System soll vorbereiten, sortieren und entlasten. Die Entscheidung bleibt beim Menschen. Für den Pilotbetrieb arbeiten wir mit pseudonymisierten Daten im Cockpit. Rohdaten, Tokens und technische Zuordnungen gehören nicht ins Frontend.
Keine automatische Kundennachricht
Eine Freigabe verschickt keine Nachricht an Kunden. Sie markiert nur den lokalen Status.
Pseudonymisierte Ansicht
Das Cockpit arbeitet mit Platzhaltern statt frei sichtbaren Kundendaten.
Mensch entscheidet
Unklare Fälle landen in der manuellen Prüfung. Es gibt keinen Versand ohne Entscheidung.
Schrittweise Einführung
Erst Demo und Pilot. Danach echte Integrationen nur mit klarer Freigabe und sauberer Datenschutz-Prüfung.
Wir versprechen bewusst keine pauschale DSGVO-Garantie. Stattdessen setzen wir auf nachvollziehbare technische und organisatorische Maßnahmen: Pseudonymisierung, minimale Datenweitergabe, klare Rollen, Freigabeprozesse und transparente Grenzen.
Für Betriebe, bei denen Termine täglich Arbeit machen.
Geeignet für
- Handwerksbetriebe mit Außendienst
- Schornsteinfegerbetriebe
- Wartungs- und Servicebetriebe
- Kleine Büros mit vielen Terminabstimmungen
- Betriebe, die KI nutzen wollen, aber keine unkontrollierte Automatisierung möchten
Nicht geeignet für
- Betriebe, die sofort einen Versand ohne Freigabe wollen
- Massen-Callcenter mit eigenen Großsystemen
- Teams ohne klaren Kalender- oder Terminprozess
- Betriebe, die Freigabeprozesse nicht akzeptieren möchten
Pilotangebot
Klein starten, echten Büroablauf testen.
Im Pilot prüfen wir gemeinsam, ob TerminPilot zu Ihrem Ablauf passt. Es geht nicht darum, sofort alles zu automatisieren. Es geht darum, einen konkreten Prozess sichtbar zu entlasten.
Häufige Fragen
Was Betriebe vor einem Pilot meistens wissen wollen.
Sendet TerminPilot automatisch Nachrichten an Kunden?
Was bedeutet "Entwurf freigeben"?
Ist TerminPilot ein Telefonbot?
Was passiert mit Kundendaten?
Ist das DSGVO-sicher?
Welche Systeme können angebunden werden?
Kann TerminPilot Touren optimieren?
Was ist im Pilot enthalten?
Wollen wir prüfen, ob TerminPilot zu Ihrem Betrieb passt?
Beschreiben Sie kurz, wo bei Ihnen Termine hängen bleiben. Danach prüfen wir, ob ein kleiner Pilot sinnvoll ist. Ohne Verkaufsdruck, mit ehrlicher Einschätzung.